스캐닝 문서 원본 인정…"종이문서는 버리세요"
앞으로 기업들이 종이문서를 보관하기 위해 따로 창고를 두거나 보관해 놓은 서류를 찾느라 시간을 허비할 필요가 없게 됐다. 그 동안 법적인 효력을 갖지 못했던 스캐닝 전자문서의 법적 효력이 인정돼 별도 종이원본을 보관할 이유가 없어졌기 때문이다.
6일 산자부는 최근 법무부에 의뢰한 상법상 문서보존 규정에 대한 유권해석에서 그 동안 법적 효력여부가 불분명했던 ‘종이문서의 스캐닝을 통한 전자적 보관’이 가능한 것으로 결정됐다고 밝혔다. 산자부의 한 관계자는 “그동안 공인전자문서보관소의 걸림돌 중에 하나였던 스캐닝 규정이 해결돼 이 사업이 상당한 진척을 이루게 됐다”며 “특히 스캐닝 보관 관련 다양한 비즈니스 모델이 출현할 것으로 예상돼 보관소 사업이 크게 활기를 띨 것”으로 내다봤다.
◇전자문서 활용 큰 걸음 내디뎌=이번 유권해석으로 전자문서 활용이 그야말로 날개를 달게 됐다. |
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그동안 상법 33조 3항의 경우 ‘장부·서류는 마이크로필름 기타의 전산정보처리조직에 의해 보존할 수 있다’가 스캐닝 문서에 대한 명확한 언급이 없어 종이원본을 반드시 보관해야 했다. 모 시중은행의 경우 스캐닝 문서로 내부 업무를 처리하고 있으나 법적인 효력이 없어 5억장에 달하는 문서를 1만5000㎡ 규모의 창고에 별도로 보관하고 있다. 종이문서 보관·수송에 드는 비용만도 은행권 1500억원, 카드사 1200억원, 제조업 1조원 등 막대한 것으로 파악되고 있다. 따라서 이번 유권해석으로 종이 원본문서를 폐기하고 스캐닝한 전자문서만 남겨두어도 큰 문제가 없게 됐다. 단 대차대조표, 발기인의사록, 주총의사록, 정관, 이사회의사록, 감사록 등 상법에서 특별히 원본 보존을 명시한 극히 일부문서는 제외된다.
◇보관소 사업도 활기띨 듯=그동안 법적 규정 미비·예산 부족 등으로 활기를 잃었던 공인전자문서보관소 사업도 탄력을 받을 것으로 보인다. 이제까지 금융권을 비롯한 업계에서는 보관소를 통해 스캐닝 전자문서를 보관·활용하더라도 종이문서 원본이 필요하다면 업무혁신이라는 보관소 사업의 본래 취지가 크게 훼손된다고 지적해왔다. 특히 이 문제가 해결되지 않고서는 비용절감 효과가 없을 뿐만아니라 오히려 이중부담만 늘어난다며 보관소 사업 참여 자체에도 미온적으로 반응했었다. 금융권의 한 관계자는 “아직 상법 이외에 다른 법에서의 종이문서 필요규정이 있어 완전하게 해결됐다고 보기는 어렵지만 큰 진전을 이룬 것은 사실”이라고 말했다. 산자부 역시 “사업 초기 확실한 수익모델에 대한 우려로 보관소 사업에 참여를 관망하던 업체들이 앞으로 활발하게 참여할 것”으로 기대했다.
◇ 전자거래기본법 재개정 나서=산자부는 상법상 유권해석은 이끌어냈지만 앞으로 다른 법규정은 물론 스캐닝 문서 활성화를 위해 전자거래기본법 재개정에 나설 방침이다. 특히 스캐닝 문서의 경우 위변조가 용이한 점을 감안, 스캐닝 문서 활용이 위축되지 않도록 △‘스캐닝문서 보관’의 근거 규정 마련과 △신뢰할 수 있는 스캐닝 기준·절차 등을 개정안에 포함시킬 계획이다.
이달 중으로 법률 전문가 등의 자문을 받아 개정안을 마련하고 공청회 등 의견수렴을 거쳐 올해 정기국회에 제출한다는 방침이다. 내년 상반기안으로는 실제 스캐닝보관과 활용이 시장에서 이뤄질 것으로 기대하고 있다. |
